Miten tapahtumamuotoilusta tuli meidän tapa tehdä tapahtumia?

Uuden yrityksen tuominen tiukasti kilpaillulle ja melko stabiilille alalle ei ole helppoa. Kun syksyllä 2018 perustettiin Harva Experiencen ja  minut vedettiin korttipakasta sitä liidaamaan, asetin itselleni kolme selkeää tutkimuskysymystä. Tästä blogista pääse lukemaan, mitä ne olivat ja millaisia vastauksia olemme löytäneet. 

  • Mitkä ovat meidän uniikit kilpailuedut tapahtumatoimistojen joukossa?
  • Mitkä ovat asiakkaiden isoimmat haasteet palvelualueellamme?
  • Ovatko kaksi edellä mainittua samat ja ovatko asiakkaat valmiita maksamaan niihin liittyvistä ratkaisuista?

Saimme hyvän selkätuen ensiponnisteluille sekä emoyhtiö Harva Marketingin että osaomistajamme Fair Factoryn kautta. Molemmat ovat pitkän linjan toimijoita alallaan ja arvostettuja kumppaneita asiakkailleen. Näiden resurssien voimin olimme resursseiltamme heti alan TOP20:ssä. Luova johtajamme Tero Mäkinen - yksi alan kokeneimpia konseptoijia ja taitavimpia ideoijia - yhdistettynä Fair Factoryn tinkimättömään laatuun takasi tuleville toteutuksillemme hyvän alustan. Harva Marketingin digitaalinen osaaminen oli mielestäni kaikkein mielenkiintoinen mahdollisuus tapahtumien kontekstissa, ja erityisen mielenkiintoinen peilaten omaan historiaani digitaalisen asiakaskokemuksen kehittämisen alueella. Omaksi roolikseni jäi selvittää miten kaikki tämä pystytään kaupallistamaan.  

Mitkä ovat tapahtuma-alan haasteet?

Päätimme heti aluksi, että Harva Experience ei tule olemaan vain yksi toimisto muiden joukossa, vaan haluamme luoda alalle jotain aidosti uutta. Ennen kuin lähdin arvailemaan, mitä se olisi, halusin selvittää, mistä tapahtuma-alalla on oikeasti kyse. Muutaman viikon kuuntelu paljasti kaksi asiaa:

  • Tapahtumiin käytetään merkittäviä määriä rahaa, mutta juuri kukaan ei mittaa systemaattisesti ja pitkäjänteisesti niiden tuottavuutta.
  • Etenkin B2B-tapahtumat suunnitellaan liian usein “assistenttien toimesta” ja toteutetaan “myyjien toimesta”, ilman että niillä on välttämättä mitään kosketuspintaa samanaikaisiin markkinointikampanjoihin tai myynnin järjestelmiin. B2C-tapahtumissa edes myyjiä ei aina saada paikalle.  

Näiden oletusten pohjalle suunnittelimme palvelulupauksemme, joka kiteytyi kahteen asiaan:

  • Mittaamme ja ymmärrämme sen avulla tapahtumia paremmin kuin muut. Lähdemme kehittämään HE-Metriciksi nimeämäämme datatyökalua, jonka avulla yritykset voivat tulevaisuudessa vertailla omien tapahtumiensa tuottoja myös nimettömästi muihin toimijoihin.
  • Pystymme tarjoamaan enemmän tehokkuutta tapahtuman suunnitteluun, koska tarjoamme kaikki palvelut, myös digitaalisen markkinoinnin ja järjestelmäosaamisen, “samalta suunnittelupöydältä”.

Kolme kuukautta ja yli 100 käytyä myyntikeskustelua myöhemmin olimme onnistuneet todentamaan, että olemme oikeilla jäljillä, mutta emme olleet vielä onnistuneet. Olimme “ihan mielenkiintoinen”, mutta emme vielä vaihtamisen arvoinen.

Mitä saimme selville yli 100 keskustelussa?


Asiakkaat eivät tosiaan mittaa tapahtumiensa tuottoja, eivätkä oikeastaan muitakaan tapahtumiin liittyviä toimenpiteitä tai investointeja. Kuulimme toistuvasti lähes samoilla sanoilla, että mittaaminen kyllä kiinnostaa ja että sitä pitäisi tehdä, mutta siitä ei olla valmiita maksamaan. Ratkaisun rakentaminen johonkin mistä ei olla valmiita maksamaan ei ehkä ole ole paras suunnitelma.

Toistuvasti kävi myös ilmi, että tapahtumat suunnitellaan ja jopa järjestetään itse. Yli 80% asiakkaiden järjestämistä tapahtumista on oman väen toteuttamia. Digitaalisuutta ei hyödynnetä myöskään systemaattisesti, jos ei digitaalisuudeksi lasketa sähköisesti lähetettyä kutsua ja palautekyselyä.

Oletus osui tässäkin siis oikeaan, mutta emme tässäkään onnistuneet luomaan uniikkia kilpailuetua korostamalla yhden suunnittelupöydän periaatetta, koska aniharva asiakkaista osti useampia meidän tarjoomamme osa-alueista. Digitaalinen markkinointi, konseptointi ja markkinoinnin tuotanto olivat vain hyvin harvoissa tapahtumissa merkittävissä rooleissa. Onneksemme nämä tapahtumat olivat niitä, joissa koettiin yleisesti eniten onnistumisia. Piti vain löytää tapa miten kaikkien kolmen hyödyt pystytään havainnollistamaan. Onneksi pääsimme näyttämään sen käytännössä.

Mitä VTT ja Slush opettivat?

Monesti kasvuyritykset tarvitsevat sen yhden positiivisen vahvistuksen omille ajatuksilleen, ennen kuin homma lähtee nousukiitoon. Meille se oli vuoden 2018 Slush, missä pystyimme nostamaan VTT:n tapahtumaosallistumisen täysin uusiin sfääreihin tekemällä juuri sitä, mihin uskomme ja minkä osaamme. Loimme VTT:n LaunchPadille kokonaisvaltaisen digitaalisuutta vahvasti hyödyntävän tapahtumakonseptin, joka oli aivan muuta kuin “vain osasto". Vakka löysi kantensa.

VTT@Slush todisti, että lähestymisemme on ajankohtainen ja oikea. Pystyimme konkreettisesti näyttämään miten ajattelumme ja palvelumme eroaa muista ja miten sillä saadaan aikaiseksi poikkeuksellisia onnistumisia. Todentamisen taakka oli kannettu. Keskustelut tavoitteellisesti tapahtumia tekevien asiakkaiden kanssa ovat sen jälkeen kääntyneet luontaisesti siihen miten voimme auttaa heitä, sen sijaan että joutuisimme selittämään kuka olemme ja mitä teemme.

Miten me teemme tänään tapahtumat?

Nykyinen palvelulupauksemme keskittyy siis samoihin asioihin, kuin alkuperäiset olettamuksemme syksyllä, mutta pari tärkeää asiaa on muuttunut. Emme myy enää mittaamista, vaan tuottavuutta, ja työkalun sijasta puhumme tavoitteista ja tuloksista. Emme myöskään myy tapahtumien sisälle digitaalista markkinointia, vaan tavoittavia tapahtumia. Näiden aikaansaamiseksi olemme rakentaneet sen kaikkein tärkeimmän - uuden tekemisen tavan, jolla lopputulokset saadaan aikaiseksi.

Palvelulupauksemme:

Tavoittavuus

Harvan tapahtumakonseptit ovat muita tavoittavampia, koska meille digitaalisuus on leipälaji, eikä alihankintaa. Digitaalisuus ei sinänsä ole itsetarkoitus, mutta se tulee ottaa huomioon mahdollisuutena jokaisessa tapahtumapolun vaiheessa. Yhden asiakkaan kanssa olemme päättäneet, että erääseen tapahtumaan ei kannata mennä fyysisesti paikalle, vaan sen sijaan investoimme rahat teemaan liittyvään digitaaliseen sisältöön. Saavutamme tässä tapauksessa tavoitteen paremmin tällä tavoin. Laaja osaamisemme on siis mahdollistanut strategisen kumppanuuden, koska ymmärrämme myös tapahtumamarkkinoinnin vaihtoehdot.

Tuottavuus

Toinen palvelulupaksemme on, että Harvan tapahtumat ovat muita tuottavampia. Suunnittelemme konseptit osana muuta markkinointia ja hyödynnämme vahvasti sisältöjä jo ennen ja vielä jälkeen tapahtuman. Monesti esi- ja jälkimarkkinointi ovat juuri ne kriittiset vaiheet, joissa tapahtumien tuotto luodaan ja kerätään, mutta harvalla niitä on oikeasti mietitty. Meillä Harvalla on.

Tapa tehdä

Meidän tapa tehdä tapahtumia on tapahtumamuotoilu.  Harvan määritelmän mukaan tapahtumamuotoilu on systemaattinen tapa suunnitella ja toteuttaa tavoittavampia ja tuloksellisempia tapahtumia, promootioita ja messuosastoja. Mallissa keskitymme erityisesti oleellisiin ja tärkeisiin perusasioihin, jolloin tekemisen tapa voi ja tulee olla samanlainen sekä pienemmissä että suuremmissa kokonaisuuksissa.

Sopiiko tapahtumamuotoilu Teille?

  • Jos tavoittavuus ja tuottavuus eivät ole teidän tapahtumissa prioriteetteja, niin voi olla, että ajatuksemme eivät kohtaa.
  • Jos haluatte lähtökohtaisesti toteuttaa tapahtumat mahdollisimman edullisesti, niin tapahtumamuotoilu ei ehkä ole oikea lääke.
  • Jos taas haluatte toteuttaa tapahtumat itse, mutta saada tekemiseen systemaattisuutta ja parempia tuloksia, niin voimme hyvinkin olla avuksi tapahtumamuotoilu-työpajojen muodossa.
  • Jos näette tapahtumat investointeina, joilta odotetaan tuloksia, meillä on ehkä paljonkin yhteistä. Erityisesti, jos ette tällä hetkellä saa tuloksia aikaiseksi.

Mikä on seuraava askel?

Tapahtumamuotoilun nopeasti kasvanut kysyntä tarkoittaa luonnollisesti sitä, että olemme lähteneet etsimään uusia osaajia ja tekijöitä. Onneksemme täydellinen henkilö löytyi nopeasti. Ilokseni voin toivottaa tervetulleeksi The SHIFT Business Festivalin kaupallisena johtajana ja myynnistä vastuullisena henkilönä toimineen Sini Toivosen.

sini-toivonen

Mikään ei ole  antoisampaa kuin saada yhtä aikaa älykäs, tehokas ja kokenut tapahtuma-alan ammattilainen viemään tekemistämme seuraavalle tasolle! 

Ja erityisesti haluan onnitella teitä rakkaat asiakkaamme, niin nykyiset kuin tulevat. Sini on huipputyyppi, joka auttaa meitä ottamaan jälleen seuraavan askeleen alan kehittämisessä. Tervetuloa mukaan Sini, ja tervetuloa myös mahdollisesti Te?

Kehittävin terveisin,

Pasi & muut Harvat ja valitut

 

 

Ps. Mikäli haluat kuulla lisää tapahtumamuotoiluideologiastamme, tsekkaa video aiheesta täältä. Luova johtajamme ja minä kerromme parhaat niksit ja nostamme varottavimmat sudenkuopat esille asiantuntijahaastattelussa. 

Tykkäsitkö tästä? Jaa juttu!

Pasi Laine

Pasi Laine

Markkinointialaa monista eri näkökulmista tarkastellut ammattilainen. Tekijä ja ajattelija, joka ei pelkää tuoda esiin tavallisuudesta poikkeavia näkemyksiä. Systemaattisen luovuuden lähde, joka ajattelee useimmiten laatikon ulkopuolelta.