Tapahtumamarkkinointia kengännauhabudjetilla

Markkinoinnin lisäksi tankotanssi on lähellä sydäntäni. Tankotanssijoiden joukosta löytyy tiedemiehiä ja asianajajia, mutta markkinointiosaaminen tuntuu olevan harmillisen harvassa. Tankotanssitapahtumien järjestäjät eivät meinaa saada muutamaa sataa lippua myytyä kilpailuihin, joissa maailman parhaat ottavat mittaa toisistaan - Kaupungeissa, joissa esimerkiksi Cirque du Soleil kerää kymmeniätuhansia katsojia. Kirjoitin alunperin tankotanssiblogissani allaolevan artikkelin, jossa tarjosin ilmaisia markkinointivinkkejä tapahtumajärjestäjille. Koska tankotanssitapahtumia tehdään lähes aina niin halvalla kuin mahdollista, hylkäsin perinteisen mediamainonnan kokonaan. Sen sijaan tarjosin keinoja, joihin tapahtumajärjestäjä tarvitsee lähinnä omaa ja muutaman vapaaehtoisen avustajan aikaa. Sain kirjoituksestani paljon kiitosta ja siitä innostuneena julkaisen nyt tämän suomenkielisen mukaelman, josta on toivottavasti hyötyä esimerkiksi niille tuhansille innokkaille, jotka pyrkivät markkinoimaan tapahtumiaan Suomen täyteentupatussa kesässä.

Tapahtumamarkkinointia kengännauhabudjetilla

Markkinointimuistio tapahtumajärjestäjille

Älä keksi tekosyitä, ajattele oman laatikkosi ulkopuolelle

Tankotanssitapahtumien järjestäjät käyttävät usein tekosyynä tapahtuman heikolle katsojamäärälle, ettei heidän paikkakunnallaan ole riittävästi tankotanssijoita. Täyttyvätkö lätkäkatsomot sitten yksinomaan lätkänpelaajista? Mieti, kuka muu kuin lajisi harrastaja voisi olla kiinnostunut tapahtumastasi? Tankotanssitapahtuman kohderyhmää voisivat ainakin olla niin sirkuksen kuin tanssinkin ystävät.

Tee flyereita (eli mainoslappusia) tapahtumastasi ja mene jakamaan niitä kohderyhmääsi kiinnostavan tapahtuman päättyessä. Ei siis ennen tapahtumaa, vaan tapahtuman jälkeen, kun ihmiset ovat innostuneita näkemästään ja janoavat lisää samanlaista. Huolehdi, että sinulla (ja vapaaehtoistiimilläsi, jos olet niin onnekas) on promopaidat, joiden selässä ja rinnassa mainostetaan tapahtumaasi. Siten nekin, jotka eivät ota flyeriasi, näkevät ainakin vilauksen tapahtumasi logosta ja päivämäärästä. Toistohan on markkinoinnin avaimia.

Mieti myös, mitkä voisivat olla paikkoja, jossa flyereitasi kannattaa olla jatkuvasti saatavilla. Esimerkiksi tankotanssitapahtuman järjestäjille suosittelin virallisten after partyjen järjestämistä klubilla, jossa on tankoja (mm. The Tiger Helsingissä) ja etukäteismainostuksen sopimisesta yhdessä ko klubin kanssa.

Think global, act local

Eli ajattele globaalisti, toimi lokaalisti. Kansainvälisten tankotanssikisojen järjestäjät laskevat usein liian paljon sen varaan, että saavat katsojia ympäri maailmaa. Hyvällä tuurilla saat tapahtumaasi muutaman kansainvälisen vieraan, mutta heitä kannattaa kohdella enemmänkin kunniavieraina kuin lipputulon tuojina. Esimerkiksi BimmerPartyille, Kalajoella järjestettävään Pohjoismaiden suurimpaan merkkikohtaiseen autotapahtumaan, ulkomailta saapuvat vieraat pääsevät ilmaiseksi. Huolehdi kuitenkin, että perustiedot tapahtumastasi löytyvät helposti netistä, myös englanniksi. Pääosan markkinoinnistasi pitäisi kuitenkin olla paikallista.

1. Tee juliste ja flyeri

Tämän kirjoituksen lähtökohtana on se, että resurssit markkinointiin ovat vähissä, ja massiiviset TV-kampanjat eivät tule kysymykseen. Onneksi et tarvitse myöskään yhtä paljon kävijöitä. Kannattaa kuitenkin investoida ainakin vähän graafikkoon saadaksesi hyvännäköisen julisteen. Varmista, että tapahtumasi Mitä, Missä ja Milloin ovat selvästi näkyvillä. Sama design kannattaa toistaa flyerissa.

Jos olet todella kengännauhabudjetilla, kysy paikallista vaatekauppaa / kampaamoa / after party -klubia flyereiden maksajaksi sillä ehdolla, että he saavat mainoksensa flyerin toiselle puolelle. Löydät varmasti yhteistyökumppanin, kun lupaat, että flyereita jaetaan 5 000 kappaletta seuraavan kuukauden aikana.

Flyereissa pitäisi aina olla joku tarjous, joku syy säästää flyeri. Määrittele vaikka lipunhintasi 5 € korkeammaksi kuin olit ajatellut ja tarjoa flyerilla tai siinä olevalla koodilla 5 € alennus.

2. Varmista, että julisteesi on kaikkialla

Jos on varaa, ulkomainonta on todella hyvä idea. Joillain kaupungeilla, ainakin Helsingillä, on erityisiä mainospaikkoja vain kulttuuritapahtumille. Jokaisessa kaupungissa on myös seiniä, joihin voi laillisesti ja ilmaiseksi kiinnittää tapahtumajulisteensa. Aloita ajoissa ja tarkista tilanne muutaman viikon välein, sillä julisteesi tulee hautautumaan uudempien alle nopeasti.

Vie julisteitasi myös kaikkiin tapahtumaasi vähänkin liittyviin harrastuspaikkoihin kaupungissasi. Esimerkiksi kansainvälisen urheilukilpailun järjestäminen on hyvä tekosyy käydä myös kilpailevien harrastuspaikkojen luona. Pienten viemisten kera tehty visiitti ja lupaus auttaa vastaavassa tilanteessa saattaa muuttaa kilpailutilanteen yhteistyöksi.

Pole Art -tankotanssikilpailun juliste tapahtumapaikan ulkopuolella syksyllä 2012

3. Etsi oikeat ihmiset ja saa heidät ottamaan flyerisi

Flyereiden jakaminen keskustan kadunkulmassa saattaa olla ajanhukkaa. Panosta paikkoihin, joissa on riittävästi nimenomaan potentiaalista asiakasvirtaa. Vaikka käskinkin ajattelemaan laatikon ulkopuolelle, kannattaa ensin miettiä mikä olisi tapahtumallesi kaikkein loogisin kohderyhmä. Tankotanssitapahtumalle potentiaalisin kohderyhmä on varmastikin sama kuin tankotanssikoululle, 18-30-vuotiaat naiset. Löydät heidät John Mayerin keikkapaikalta tai kauneusmessuilta. Hanki lupa flyereiden jakamiseen tapahtumajärjestäjiltä tai ole nopea. Huolehdi, että flyerinjakajilla on T-paidat, joissa lukee tapahtuman Mitä, Missä ja Milloin. Promoottorien pitäisi aina hymyillä ja sanoa ainakin jotain flyereita jakaessaan. Kovin pitkät spiikit eivät tule kysymykseen, mutta jokainen voi sanoa ainakin pari tärkeintä asiaa tapahtumasta. Esimerkiksi: "Tule katsomaan maailman parhaita tankotanssijoita!"

Suosittu keino saada ihmiset ottamaan flyerisi on ojentaa niiden kanssa (käärepaperissa olevia) makeisia. Vaihtoehtoisesti voit taas kerran ajatella laatikon ulkopuolelle ja painattaa flyerisi muovipussiin. Ojenna muovipusseja ruokakaupan ulkopuolella ja ihmiset mainostavat tapahtumaasi kantaessaan ostoksiaan kotiin. Tai ehkä suositulla sunnuntaikirppiksellä on sopivaa kohderyhmää - ja siellä kenelläkään ei ole muovipusseja. Taas kerran, saat jonkun muun maksamaan kassisi painattamalla heidän mainoksensa toiselle puolelle.

Mainosilmapallot ovat myös hyvä idea. Täytä ne etukäteen ja ojenna palloja ulkoilmatapahtumassa. Ilmapalloihin joutuu hieman sijoittamaan, mutta jos ostat 500 palloa, joissa on tapahtumasi Mitä, Missä ja Milloin, tuhannet tulevat näkemään ne.

4. Tee kunnollinen lehdistötiedote

Vuosia sitten, kun olin mukana järjestämässä suosittuja moottoriratatapahtumia, sain erinomaisen vinkin: "Kesäisin paikallislehtien toimittajat ovat lomalla ja kesätyöntekijät tuskailevat saadakseen lehdet täyteen. Jos lähetät heille kivan, artikkelimaisen lehdistötiedotteen, kuvineen, he julkaisevat sen varmasti." Kirjoita vaikkapa juttu lajisi historiasta tai kilpailijan tai esiintyjän haastattelu. Kerro vasta viimeisessä kappaleessa, että tämä kiinnostava henkilö on tulossa tapahtumaasi. Lähetä lehdistötiedote kaikkiin paikallislehtiin ja huolehdi, että tapahtumasi löytyy listattuna myös verkon tapahtumakalentereista.

5. Hanki vapaaehtoisapua

Jos edes osa ylläolevista keinoista kuulostaa mielestäsi toimivilta, ajattelet varmaan, että tarvitset apuvoimia niiden toteuttamiseen. Innokkaimmat vapaaehtoisapulaiset löydät varmastikin tapahtumaasi liittyvistä harrastuspiireistä. Koska et varmaankaan pysty maksamaan heille palkkaa, älä odota yhdeltä ihmiseltä kovin monen tunnin työpanosta ja anna jotain vastapalveluksena; Ilmainen tai alennettu lippu kyseiseen tapahtumaan on helpoin ratkaisu. Tai ehkä voisit järjestää illallisen tapahtumasi esiintyjille ja vapaaehtoisille tapahtumaa edeltävänä iltana tai lounaan tapahtumaa seuraavana päivänä. Catering tapahtumapaikalla on ravintolakäyntiä edullisempaa.

Tässä ovat ilmaiset vinkkini tapahtumamarkkinointiin pikkubudjetilla. Vastapalveluksena pyydän vain, että lakkaat keksimästä tekosyitä, miksi et saisi tapahtumaasi kävijöitä.

Onnea tapahtumasi kanssa! Jos tunnet itsesi yhä eksyneeksi, ota yhteyttä ja keksitään tapahtumasi markkinointiin tarkempia ideoita!

Varaa 30 minuutin maksuton markkinointikonsultaatio  Saat vinkkejä ja ideoita yrityksesi markkinointiin. Varaa juttutuokio