Verkossa voi tapahtua mitä vain

Kirjoitus on julkaistu Suomen suurimmassa virtuaalisessa yrittäjille avoimessa yhteisössä yrittaja.io:ssa.

Virtuaaliset tapahtumat loikkasivat kertaheitolla muutaman kehitysvuoden ohi koronaviruksen pakottaessa ihmiset rajoittamaan kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia. Äkillisen online-tapahtumien suosion sekoittaessa markkinan hetkeksi, kevään ja kesän aikana nähtiin niin toimivia ja monipuolisia virtuaalitapahtumaelämyksiä kuin nopealla aikataululla kasattuja yksinkertaisia etätapahtumia. 

Siinä missä tavallisia lähitapahtumia on aamukahvitilaisuuksista satojen tuhansien kävijöiden megamessuihin, mahtuu myös verkkotapahtumien kirjoon monenlaisia tarpeita ja toteutuksia. Tässä kirjoituksessa esittelemme muutamia erilaisia virtuaalitapahtumia ja pohdimme, täytyykö etänäkin tapahtua reaaliajassa.

Verkossa voi tapahtua mitä vain

Hybridi-online-lanseeraus-konferenssi ja muita virtuaalisia kohtaamisia

Olemme tässä kirjoituksessa ehtineet jo käyttää useampaa eri nimitystä: virtuaalinen tapahtuma, etätapahtuma, verkkotapahtuma ja online-tapahtuma. Tarkoitamme niillä tässä yhteydessä samaa, mutta emme ihmettelisi, jos kävijä odottaisi virtuaaliselta tapahtumalta enemmän elämyksellisyyttä kuin verkkotapahtumalta (joka voi terminä tarkoittaa yhtä lailla vaikkapa verkkokaupassa maksamista). Termit eivät kuitenkaan lopu näihin synonyymeihin, vaan verkkotapahtumia on monia erilaisia. Tässä niistä muutamia:

Hybriditapahtumat
Hybriditapahtuma yhdistää lähi- ja etätapahtumaa. Osa osallistujista voi esimerkiksi olla fyysisesti paikan päällä ja osa etäyhteyden päässä. Esiintyjienkään ei välttämättä tarvitse olla paikan päällä. Hybridimallilla voidaan siis maksimoida osallistujamäärää ja optimoida järjestelyjä.

Online-konferenssit ja -seminaarit
Kalliit konferenssimatkat ovat olleet julkisenkin keskustelun aiheessa ja monissa organisaatioissa on havahduttu siihen, kuinka paljon säästöjä matkustuskielto tuo. Kunnollisilla tutkimus-, arviointi- ja sertifiointityökaluilla voidaan edistää oppimista verkkoympäristössä.

Webinaarit
Webinaarilla tarkoitetaan yleensä suhteellisen yksinkertaista virtuaalista tapahtumaa, jossa asiantuntija kertoo (usein kalvojen kera) annetusta aiheesta. Osallistujia voidaan osallistaa erilaisin kyselytyökaluin ja usein kysymysten esittäminen on mahdollista tsätin kautta.

Virtuaaliset näyttelyt ja messut
Messuilla on usein monia tehtäviä ja niiden korvaaminen verkkototeutuksella on haastavaa, muttei mahdotonta. Virtuaaliset näytteilleasettajahakemistot, verkostoitumisalueet ja tuote-esittelyalueet sekä tuloja tuottavat sponsorointipaketit tuovat messuista tuttuja elementtejä verkkoympäristöön. 

Virtuaalikokoukset
Virtuaalikokoukset ovat tulleet kaikille tietotyöläisille tutuiksi. Toimivassa ympäristössä osallistujilla on mahdollisuuksia olla eri tavoin vuorovaikutuksessa muiden osallistujien kanssa.

Lanseeraukset
Harvalla kansainvälisesti toimivalla yrityksellä on ollut aiemminkaan mahdollista lähettää kaikkia työntekijöitään yhteen paikkaan lanseerauksia varten, joten virtuaalitapahtumia on hyödynnetty niissä jo pitkään. Ammattimaisesti suoratoistettu sisältö on tuttua myös erityisesti elektroniikkapuolen tuotelanseerauksista ja muotinäytöksistä. Tosin jos kyseessä on vain yksisuuntainen, vuorovaikutukseton lähetys, on kyseessä oikeastaan livestream, ja termi "virtuaalinen tapahtuma" on ehkä liioittelua. Toisaalta livestreamien tsätit saattavat joskus olla hyvinkin otollisia paikkoja kohdata muita aiheesta kiinnostuneita.

Verkkokoulutukset
Verkkokoulutuksen harvoin tarvitsee tapahtua reaaliajassa. Usein on tarkoituksenmukaisempaa, että koulutukseen voi osallistua, kun sopiva hetki löytyy. Hiottu verkkokoulutus osallistumisen seurannalla voi olla soveltuvilla aloilla jopa tehokkaampi tapa oppia kuin perinteinen koulusta tuttu lähiopetus.   

Luetteloon voisi lisätä vielä vaikkapa virtuaaliset HR-tapahtumat, työnhakutapahtumat, online-promoottorit, verkkopohjaiset harrastustapahtumat, yhtiökokoukset... Sellaista tapahtumaa tuskin onkaan, jota ei vuonna 2020 olisi ainakin yritetty järjestää verkon yli - onhan esimerkkejä jopa hautajaisosallistumisista netin välityksellä. 

Livenä vai tallenteena?

Tämän vuoden aikana moni on pohtinut vähintäänkin kuluttajana, mikä merkitys reaaliaikaisuudella on, kun tapahtuma on verkossa. Toiset ovat tehneet innoissaan kuntopiirejä olohuoneissaan YouTuben ohjeistuksella juuri silloin, kun itselle sopii. Toiset taas vannovat livetuntien nimeen ruudun ääressäkin, sillä vain se, että tunti on tarjolla ainoastaan juuri nyt, ja ajatus treenikavereista tekemässä samaa omien näyttöjensä takana saa motivoitua liikkumaan. Tallenne on liian helppo ohittaa ja siirtää aina vain "myöhemmäksi". 

Sama ajatusmalli pätee varmasti myös muihin tapahtumiin. Kun on tiedossa, että jotain kiinnostavaa tapahtuu kahden viikon päästä tiistaina klo 13-15, se laitetaan kalenteriin ja aika pidetään varattuna sille. Sen sijaan voi olla hyvin vaikeaa löytää ainakaan työaikaa kahden tunnin tallenteen katsomiselle, ellei sitten kyseessä ole esimerkiksi oman työn kannalta välttämätön koulutus.

Tapahtuman järjestäjä voi kuitenkin hyödyntää tallenteita osana tapahtumaansa. Itse tapahtuma kannattaa useimmissa tapauksissa järjestää tiettynä ajankohtana, millä saadaan luotua niukkuuden illuusio: "Tarjolla vain nyt!" Paras hyötysuhde saattaa olla yhdistelmässä, jossa kriittiset osiot kuvataan jo etukäteen mutta itse lähetys tapahtuu livenä. Etukäteiskuvaus mahdollistaa uudelleenotot tarvittaessa ja pienentää teknisten ongelmien riskiä etenkin silloin, kun esiintyjäkin on etänä.  

Nauhoitteiden käyttö tietysti rajoittaa reaaliaikaista interaktiota. Harvoinpa tosin ainakaan key note -puhujaa keskeytetään puheen aikana muutenkaan. Nauhoitteen esittämisen jälkeen puhujan olisi hyvä olla paikalla vastaamassa kysymyksiin - samoissa vaatteissa ja ympäristössä, jos ei haluta katsojien tietävän nauhoitteen käytöstä. Nauhoitteen aikanakin voi katsojia toki aktivoida osallistumaan esimerkiksi kyselyiden avulla.

Vaikka tapahtuman kannattaa useimmissa tapauksissa olla reaaliaikainen, on järkevää hyödyntää myös jälkitallennetta, vaikka sitten lyhyempinä videoina. Tällöin kyse on toisaalta tapahtuman jälkimarkkinoinnista osallistujille, toisaalta levittämisestä laajemmalle massalle - aivan kuten lähitapahtumienkin kohdalla. 

Onnistunut virtuaalinen tapahtuma osallistaa ja saa aikaan toivotun reaktion. Virtuaalitapahtumat ovat kuitenkin verrattain uusia tulokkaita tapahtumamarkkinoinnin kartalla, eikä vakiintuneita toimintatapoja vielä ole. Löytääksesi juuri teidän yrityksellenne sopivan tapahtuman, kannattaa vaihtoehtoja sparrailla yhdessä asiantuntevan kumppanin kanssa.