Onnistuneita kaksisuuntaisia asiakaskohtaamisia virtuaalisesti

Tuotetut palvelut

• Virtuaalitapahtuman tekninen suunnittelu ja tuotanto
• Asiakkaan konsultointi tapahtuman toteutuksen onnistumiseksi
• Videotallenteen editointi

}} Asiakas

Valtti Kumppanit Oy tarjoaa tulevaisuuden kestäviä digitaalisia ratkaisuja yritysten kasvun vauhdittamiseksi. Valtilla työskentelee noin 250 teknologiaosaajaa ja Valtin asiakkaisiin kuuluu pitkä lista tunnettuja brändejä, kuten Fazer, Mehiläinen, Toyota ja Aalto-yliopisto.

Tavoitteet

Toteutettu tapahtuma oli virtuaalinen versio Valtti Kumppanit Oy:n aiempina vuosina järjestämälle Asiakasneuvosto-tapahtumalle, jonne on kutsuttu valikoitu joukko asiakkaita ja keskitytty kyseisten asiakkaiden kohtaamiseen. Tapahtuman keskiössä ovat aina olleet asiakkaat ja tälläkin kertaa tapahtuman päätavoite oli mahdollistaa Valtin asiantuntijoiden ja Valtin asiakkaiden kaksisuuntainen vuoropuhelu "webinaariajassa". Asiakas itse kertoi tehneensä aiemmin jonkin verran webinaareja, mutta niissä keskustelu on usein jäänyt melko yksisuuntaiseksi: yksi henkilö on pitänyt esitystä ja osallistujat ovat kirjoittaneet kysymyksiä chatboxiin.

Toteutetun virtuaalitapahtuman muita tavoitteita olivat useiden asiakkaiden kohtaaminen yhdellä kertaa sekä Valtin osaamisen ja palveluiden jakaminen asiakkaiden suuntaan.

Mitä tehtiin

Vastasimme Valtti Kumppanit Oy:n suunnitteleman virtuaalisen asiakastilaisuuden teknisestä tuotannosta sekä tapahtuman livelähetyksestä. Suunnittelimme ja rakensimme virtuaalistudion asiakkaan omiin toimistotiloihin ja toteutimme lähetyksen niin, että osa puhujista oli paikan päällä ja osa etänä. Teknisen tuotannon lisäksi konsultoimme asiakasta tapahtuman läpiviennin suunnittelussa käyden läpi etäyhteyksien toimivuuksien tarkastamisen, livelähetyksen moderointitarpeet sekä verkostoitumisosion toteutustavan. Virtuaalitapahtuman alustana käytettiin Microsoft Teamsiä, jonka kautta myös tallensimme lähetyksen ja toimitimme asiakkaalle editoidun jälkitallenteen.

Tulokset

Tätä kirjoitusta varten haastattelemamme Valtti Kumppanit Oy:n markkinointi- ja viestintäjohtajan Aino von Bonin mukaan tapahtuman tavoitteisiin päästiin pääosin hyvin. Von Bonin tietojen mukaan tapahtuman ansiosta saatiin useampi uusi kauppa vireille ja osa tapahtuman osallistujista aloitti neuvottelut Valtin palveluista, joista he kuulivat ensimmäistä kertaa tapahtuman aikana.

Tapahtumassa kiitosta keräsivät asiantuntijoiden onnistuneet puheenvuorot, tapahtuman sisältö kokonaisuudessaan, verkostoitumisosion break out -huoneet sekä tapahtuman tekninen toteutus. Voidaan siis todeta, että tämän tyyppinen asiakastilaisuus voitiin järjestää onnistuneesti ja kustannustehokkaasti myös virtuaalisesti.

Ilman Harvaa tapahtuma olisi jäänyt toteuttamatta muiden kiireiden takia. Erityiskiitos Harvalle teknisen toteutuksen huolettomuudesta.
- Aino von Bonin, Valtti Kumppanit Oy

Työskentely Valtti Kumppanit Oy:n kanssa oli molempien osapuolien mielestä kaikin puolin positiivinen kokemus; koko projektin ajan suunnittelutyö toimi molempiin suuntiin ja osapuolet antoivat toisilleen rauhan työskennellä. Aino von Bonin mielestä vastaavanlaisissa projekteissa on usein järkevää harkita ulkopuolista kumppania, vaikka teoriassa voisikin punnertaa koko projektin maaliin omin voimin. Virtuaalitapahtumissa uudet ohjelmat ja jatkuvasti päivittyvät käytänteet vaativat kuitenkin melko paljon perehtymistä ja siinäkin ulkopuolisen kumppanin osaaminen voi olla erityisen arvokasta. Oikeiden ohjelmien käytön lisäksi ammattimaisesti tuotettu kuva ja ääni luovat lopulta arvokkaan osallistujakokemuksen, joka näkyy vahvasti tapahtuman tuloksissa.

Tuotantotiimi:

Joonas Inha, tuottaja / asiakasvastaava

Hanna Korpela, projektipäällikkö

Heikki Järvinen, tekniikka ja live-leikkaus

Virtuaalitapahtumiin liittyen ota yhteyttä Joonas Inhaan. Joonaksen ja meidän muidenkin yhteystiedot löydät Yhteystiedot-sivulta.